Ключевые функциональные возможности онлайн-платформы для управления закупками

Автоматизация закупок – один из первостепенных вопросов, который полностью закрывает SRM система на базе В2В платформы AGORA. Функциональные модули для управления закупками на предприятии позволяют автоматизировать закупочные процессы с сопутствующим документооборотом и обеспечить прозрачность бюджета.

Давайте разберемся, какие функции выполняет SRM система и каким образом ее внедрение помогает управлять закупками на всех этапах.

Основные функциональные возможности SRM системы

Работа с поставщиками

От надежности поставщиков зависит то, насколько качественными будут поставки. Верификация и классификация поставщиков обеспечат предупредительный контроль и позволит исключить ряд ошибок в закупочном процессе. А также функционал квалификации позволяет подтвердить соответствие поставщика критериям заказчика.

Функционал SRM помогает предприятию-закупщику:

• создавать общую базу контактов и подробных историй взаимодействий с поставщиками;

• автоматизировать сбор информации об участии в закупках;

• проверять потенциальных поставщиков на наличие исков и судебных дел;

• составлять каталог квалификационных анкет проверенных поставщиков.

Автоматический сбор потребностей

Проведение закупок на современном предприятии становится намного быстрее и эффективнее, если налажен централизованный сбор нужд и запросов от всех подразделений. С помощью SRM осуществляется:

• формирование заявки и единого плана закупок;

• сбор заказов, которые поступают от различных цехов, отделов;

• анализ истории заказов, плана, заявок;

• автоматический заказ согласно графику;

• контроль лимитов и бюджетов на компанию, подразделение и товарную категорию;

• настройка маршрутов, по которым согласовываются заказы.

Проведение закупок

SRM предлагает удобные механизмы проведения всех закупочных процедур: начиная с формирования заявки на закупку и заканчивая подписанием договора. Функционал системы позволяет:

• выбирать удобные процедуры торга: редукцион, аукцион, RFI, RFP; закупка у единственного поставщика;

• формировать документацию по закупке;

• автоматически запрашивать цены, RFQ, RFP у контрагентов;

• размещать актуальную информацию о тендерных процедурах;

• подавать предложения с помощью КЭП;

• допускать аналоги и эквиваленты;

• проводить переторжку;

• выбирать одного победителя или возможность распределенной поставки;

• согласовывать итоговые протоколы, конкурентные листы и др.

Автоматизация P2P

Онлайн-платформы позволяют совершать закупки малого объема благодаря формированию реестра проверенных поставщиков. А также в рамках P2P процесса:

• автоматизируется работа с каталогами;

• составляются шаблоны договоров;

• осуществляется контроль сроков и объемов;

• формируется электронный документооборот;

• создается единая информационная база НСИ.

Функционал SRM системы включает:

• Выбор ТМЦ по ранее согласованному реестру поставщиков и каталогу

• Статусная модель согласования заявки (PR)
и согласования заказа (PO)

• Контроль лимитов по договору

• Матрица согласующих лиц в зависимости от различных критериев заявки

• Создание полной или частичной приемки товаров или услуг (GR)

• Формирование сопроводительной документации

Аналитика закупок

Продуманная система отчетов позволит вовремя отследить отклонения от планов, оценить результативность закупочной деятельности. Функционал онлайн-платформ для управления закупками позволяет:

• анализировать результаты выполненных закупок;

• контролировать заявки и закупки отделов;

• прогнозировать объемы с учетом сезонности;

• увидеть срывы процедур, нарушения условий;

• анализировать данные по прошлым проведенным процедурам, чтобы проводить мониторинг цен и условий уже на текущий период.

Управление договорами в SRM

Автоматизация работы по договорам позволит снизить долю ручного труда в подготовке официальных документов. Система предлагает такие возможности:

• подготовка всей сопроводительной документации;

• настройка маршрутов согласования;

• мониторинг сроков отгрузки и оплаты;

• реестр любых документов с гибкими фильтрами;

• автоматическое формирование договора исходя из условий проведенной процедуры.

Как мы видим, автоматизация закупок за счет внедрения решений на базе платформы AGORA позволяет управлять полным циклом закупочного процесса. Все этапы максимально автоматизированы, что снижает влияние человеческого фактора и риски ошибок.

Онлайн-платформы на базе платформы AGORA позволят

• Сократить затраты на всестороннюю подготовку, проведение и мониторинг закупок на 10%.

• Получить лучшие цены благодаря единому каталогу поставщиков и прозрачной конкуренции.

• Снизить риски человеческого фактора за счет автоматизации ключевых этапов закупочных процессов, централизованного контроля сбора заявок и реализации заказов.

• Сохранять детальную историю контактов и работы с поставщиками, аналитику.

• Ускорить закупки за счет автоматизации большинства процедур.

• Организовать прозрачные контролируемые процедуры торгов на своей площадке.

• Реализовать закупки малого объема на базе корпоративного электронного магазина КИМ.

Технологии, позволяющие AGORA разрабатывать и внедрять лучшие IT-решения для управления закупками

• Элементы Low-code. Эффективный инструмент создания высоконагруженных систем, которые легко кастомизируются и масштабируются под потребности бизнеса.

• WEB и Mobile. Платформа AGORA предоставляет максимальную гибкость в плане выбора формата работы. Все решения доступны на компьютере, планшете, смартфоне.

• Шина данных ESB. Благодаря единой базе данных, все разработанные вендором AGORA IT-решения легко интегрируются с ERP и другими внешними ресурсами/инструментами в общую экосистему предприятия.

• Конфигуратор управления бизнес процессами (BPM) на основе low-code. Проектная команда получает возможность менять конфигурацию базовых бизнес-процессов внутри платформы через удобный визуальный конструктор.

Функциональных возможностей онлайн-платформ для управления закупками на базе AGORA будет достаточно, чтобы автоматизировать закупочные процессы на любом предприятии. Решения легко адаптируются под нужды определенной компании-заказчика и могут быстро масштабироваться за счёт добавления нужных модулей.