Изменения в путевых листах в 2023 году

С 1 марта 2023 года вступают в силу новые требования к оформлению путевых листов. Образцы и бланки путевых листов станут электронными и обязательными для всех транспортных организаций, служб такси и компаний с собственным автопарком, которые используют путевки в работе.

В настоящий момент ФНС России готовит проект приказа «Об утверждении формата электронного путевого листа», который прояснит все вопросы относительно нового формата путевого листа. Как выглядит и оформляется этот документ сейчас, и какие именно изменения будут приняты – расскажем подробнее.

Выдача путевого листа в автопарках организации

Путевой лист – основной документ, который выдается водителю каждый раз перед сменой или поездкой. В него заносят маршрут, груз, ФИО водителя и дату выдачи. На основании этого документа начисляется заработная плата, рассчитывается износ автомобиля и расход топлива, составляется график работы персонала.

Выдают путевые листы ответственные лица, назначенные руководителем организации – как правило, сотрудники бухгалтерии, менеджеры или операторы. В крупных компаниях водитель может получать путевой лист в специальном терминале, с уже заполненными пунктами – остается только вписать свой идентификационный номер.

Согласно правилам, подписать путевой лист должны три человека: менеджер, который выдал документ, медицинский работник, который произвел предрейсовый осмотр водителя, и механик, который зафиксировал рабочее состояние автомобиля. Во время поездки путевой лист могут запросить у водителя сотрудники ДПС, ФНС, трудовой инспекции или Ространснадзора.

Что изменится в заполнении путевых листов в 2023 году

В первую очередь – путевой лист станет электронным, и новые требования касаются именно электронного формата. В этом документе должны содержаться следующие сведения:

1. Срок действия путевого листа, модель транспортного средства, ФИО водителя.
2. Прохождение водителем предсменного медосмотра, а также ФИО работника, допустившего его к поездке.
3. Прохождение предрейсового техконтроля транспорта, а также ФИО работника, допустившего его к рейсу.
4. Дата и время выезда транспортного средства с парковки и ожидаемое время прибытия его в конечный пункт.
5. Прохождение послесменного медосмотра, дата и время его проведения, ФИО ответственного медработника.

Документ должен быть закреплен усиленной квалифицированной электронной подписью.

Программа заполнения и учета путевых листов

Удобнее всего работать с путевыми листами в организации с помощью специального программного обеспечения. Программа для учета путевых листов в два клика заполнить путевой лист по шаблону, точечно изменить необходимую информацию, отправить документ на терминал, сохранить новые данные в шаблоне и поставить электронную подпись.

Автоматизация такого рутинного процесса как заполнение путевых листов высвобождает множество ресурсов, занимает меньше времени сотрудников, позволяет сразу заполнить все нужные поля документа и поставить работу с путевыми листами на поток.

Программное обеспечение синхронизирует все процессы: на основании путевых листов формируется график работы водителя, начисляется заработная плата, создаются документы, которые потом отправляются в надзорные органы. С марта 2023 года программный комплекс еще больше станет необходим на предприятии для корректного оформления, учета и хранения путевых листов в организации.