Типичные ошибки в организации и настройке телефонии в компании

Виртуальные АТС, больше о которых можно узнать тут https://www.mtt.ru/ru/services/ip_tel/, давно превратились в привычный инструмент, позволяющий владельцу предприятия систематизировать и обеспечивать надежным контролем рабочий процесс.  Однако, как показывает практика, большинство деловых людей, решивших внедрить данную инновацию в деятельность своей компании, используют мощь виртуальной АТС не в полном объеме. Результатом такого положения вещей становится утрата до 50% входящих звонков и лишение себя возможности получения новых постоянных клиентов. О том, какие именно ошибки предприниматели допускают чаще всего в процессе эксплуатации интернет телефонии, читайте ниже.

Отсутствие учета рабочего времени компании

Ситуация выглядит следующим образом: клиент звонит в компанию, но слышит только продолжительные гудки, поскольку все сотрудники предприятия уже давно ушли домой. Утром звонившему тоже никто не перезванивает, поскольку его номер не был определен. Примерно треть таких клиентов обижаются и впредь вообще не желают пользоваться услугами компании. А ведь вами были потрачены деньги на их привлечение!

Чтоб такого не происходило, рекомендуется настроить определитель номеров, позволяющий потом перезвонить, показав клиенту свое уважение и его важность. Также можно установить приложение, позволяющее оставить голосовое сообщение или переадресовывающее звонок дежурному менеджеру. Не менее эффективным в подобной ситуации может быть сообщение, информирующее клиента о том, что он позвонил вам в нерабочее время.

Отсутствие приветствия и меню

Пренебрегать приветствием не стоит. Его использование позволяет на психологическом уровне создать доверительное отношение и повысить лояльность. При желании сообщение может быть записано, например, голосом начальника компании. Голосовое меню поможет клиенту быстро выбрать интересующий раздел и сразу же переключиться на менеджера, являющегося специалистом в выбранной сфере.

Отсутствие распределения звонков

Самое неприятное для клиента — это многоразовое пересказывание ситуации разным специалистам и длительное ожидание на линии, пока его звонок переведут знающему сотруднику. При этом персоналом также тратится немало времени и сил на решение вопроса клиента, что делает работу компании малоэффективной. Чтобы не допустить появления столь нелепых моментов, необходим грамотный подход к решению проблемы:

1.      Объедините всех сотрудников в группы.

2.      Определите их нагрузку в течение рабочего дня и обеспечьте их в пиковые часы помощью других менеджеров.

3.      Распределите звонки по определенной схеме. Например, всем сотрудникам в равном количестве, наиболее опытным специалистам и так далее.

Благодаря такому подходу менеджеры компании смогут обеспечить исчерпывающими ответами абсолютно все вопросы клиентов.

Запись звонков не ведется

Запись разговоров между сотрудниками компании и клиентами, осуществляемая по инициативе владельцев предприятия, позволяет повысить качество обслуживания клиентов. Менеджеры, знающие о том, что разговор записывается, будут выполнять свою работу более качественно, улучшая тем самым репутацию компании. При этом владелец компании получит возможность выявления слабых мест в рабочем процессе и их быстрого устранения.

Отсутствие статистики звонков

Если использовать виртуальную АТС, но при этом не анализировать статистические данные по пиковым нагрузкам, по отвеченным вызовам и прочим моментам, эффекта от применения разработки вы не получите.

Приняв во внимание перечисленные ошибки и устранив их, можно существенно повысить продуктивность деятельности компании и увеличить размеры доходов.